Em muitos escritórios de advocacia, é possível que os gestores tenham dúvidas sobre como calcular a produtividade de sua equipe. Existem diversas maneiras de fazer isso, sendo algumas mais eficientes que outras.
Realizar esse trabalho é essencial para verificar se todos estão apresentando um bom desempenho e principalmente, se estão conseguindo alcançar as metas. Contudo, é preciso metrificar isso com eficiência.
Por isso, nesse artigo você aprenderá a calcular a produtividade da equipe de forma eficiente. Acompanhe a leitura e tenha bons aprendizados!
O que é produtividade?
Primeiramente, é preciso relembrar e esclarecer o conceito de produtividade. Em poucas palavras, trata-se da capacidade de produzir, elaborar ou fazer mais em menos tempo ou em um período determinado.
Ao contrário do que muitos pensam, a produtividade não se relaciona apenas com o aumento da quantidade, mas principalmente com a garantia da qualidade do que se faz.
Dessa forma, uma pessoa produtiva é aquela que consegue produzir tudo o que deseja em menos tempo sem que o seu trabalho perca a qualidade.
Além disso, é preciso entender que a produtividade não se refere a conseguir fazer tudo, mas sim realizar apenas o que é prioridade. Logo, para ser produtivo, é fundamental ter foco, clareza de objetivos e realizar o que é importante para isso.
Ainda não sabe resolver o dilema entre qualidade e produtividade? Veja o vídeo abaixo para sanar essa questão!
O que não pode ser considerado produtividade?
Além de conhecer o conceito, é preciso também entender o que não é produtividade. No mundo corporativo, é comum encontrar gestores e trabalhadores que possuem uma visão equivocada sobre o termo. Veja abaixo o que não pode ser considerado produtividade.
“Produtividade é trabalhar mais horas”
O primeiro equívoco, e também o mais comum, é acreditar que, para ser produtivo, é preciso dedicar mais horas ao trabalho. Ser produtivo não é trabalhar mais. Pelo contrário, é produzir mais em menos tempo, ou no tempo reservado para realizar as tarefas.
A quantidade de horas não pode ser um fator para calcular a produtividade de ninguém, tampouco para determinar se o trabalho da pessoa foi feito com qualidade.
“Produtividade é ficar a todo instante produzindo”
Outro erro que muitas pessoas acreditam. O ser humano precisa de pausas, inclusive durante as tarefas que realiza. Isso é fundamental para descansar e conseguir manter o foco.
Trabalhar sem parar, ou então, fazer tudo o que se planeja no dia sem dar pausas apenas leva ao esgotamento. Ademais, pode prejudicar a qualidade do serviço.
Por isso, as pausas são importantes para dar descanso ao corpo e à mente. Assim, recupera-se a energia para continuar ou avançar para os próximos afazeres.
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O que é medição de produtividade?
Para calcular a produtividade das equipes do escritório, é fundamental saber sobre medição de produtividade. Trata-se da prática de coletar, monitorar e analisar os indicadores de performance (KPIs) do negócio.
Tal controle pode ser feito tanto de maneira coletiva quanto individual, monitorando os KPIs de cada trabalhador ou da equipe e dos setores, de forma geral.
Quando se realiza o acompanhamento da produtividade do escritório, é possível ter clareza sobre os resultados e assim, identificar oportunidades e problemas em cada um dos departamentos.
Dessa forma, os gestores conseguem fazer os ajustes necessários para melhorar a capacidade da equipe ou do negócio, agilizando o cumprimento de prazos, fazendo entregas de qualidade e economizando recursos financeiros.
Em suma, isso contribui para que o seu escritório de advocacia melhore os seus indicadores importantes, como o retorno sobre o investimento, satisfação do público e conquista de novos clientes, por exemplo. Isso resulta em um aumento da competitividade no mercado jurídico e fortalece o negócio perante a concorrência.
Quais são os indicadores de produtividade?
Antes de aprender a calcular a produtividade no escritório, é preciso entender que ela deve ser avaliada sob diversas formas, por exemplo: em relação ao tempo, ao custo, à qualidade, dentre outros aspectos.
Sendo assim, é possível utilizar mais de um indicador para medir o desempenho das equipes.
Veja abaixo alguns dos KPIs de produtividade que o escritório deve sempre se atentar.
Capacidade de produção
Esse indicador serve para verificar tudo o que foi produzido dentro de um determinado período de tempo. Inclusive, deve ser sempre avaliado e comparado com períodos anteriores.
Nível de qualidade
Esse KPI serve para entender a qualidade dos serviços jurídicos e das tarefas. Pode considerar, por exemplo, a opinião dos clientes, medido por pesquisas de satisfação, quantidade de reclamações, valor que o consumidor vê no serviço, dentre outras questões.
Retorno sobre o investimento (ROI)
O ROI acompanha o retorno sobre o investimento para a realização de um serviço. Em escritórios com alta produtividade, o ROI tende a aumentar, auxiliando na economia de recursos.
Esses são apenas alguns dos indicadores de produtividade mais importantes e que todo escritório de advocacia deve avaliar com frequência.
Se você deseja se aprofundar nesse tema e em outros relacionados a esse post, confira os artigos abaixo:
- Indicadores de desempenho e como aplicá-los no escritório de advocacia
- Post-ebook: como aumentar a produtividade de equipes jurídicas?
Qual é a importância de calcular a produtividade?
Do mesmo modo que é fundamental realizar a gestão de diversos aspectos de um negócio, calcular a produtividade também é primordial para entender o desempenho e verificar se o escritório está conseguindo atingir as metas.
Veja abaixo algumas questões que demonstram que calcular a produtividade é essencial nos escritórios.
Ajuda a entender o desempenho dos setores
Calcular a produtividade contribui para que os gestores entendam e consigam visualizar o desempenho tanto da equipe quanto individual de cada um dos indivíduos. Assim, é possível verificar se todos estão conseguindo trabalhar de forma eficiente, entregando as tarefas nos prazos corretos e batendo as metas.
Contribui para corrigir falhas
Ao avaliar o desempenho das equipes, é possível verificar os processos e corrigir as falhas para aprimorar ainda mais o trabalho de todos. Isso possibilita aumentar as entregas e melhorar a produtividade dos colaboradores.
Ajuda a implementar melhorias
Além de contribuir para corrigir falhas, medir a produtividade ajuda a entender o desempenho dos processos internos e dos colaboradores para, assim, encontrar lacunas ou oportunidades. Desse modo, é possível implementar melhorias ou investir em estratégias que podem ajudar a alavancar os resultados.
Como calcular produtividade e eficiência no escritório?
Sempre que se fala em calcular a produtividade, é comum que muitos pensem que existe uma única fórmula que se aplicaria em toda e qualquer situação e tipo de companhia.
A verdade é que, ao pesquisar sobre isso, você pode se deparar com diversas maneiras de medir o desempenho do negócio. Isso porque não existe apenas uma maneira de calcular isso. Logo, você mesmo pode criar uma fórmula que se adeque melhor ao seu escritório. Por isso, antes mesmo de escolher qualquer fórmula de cálculo, pense nos seus objetivos.
Nesse artigo, você aprenderá a calcular a produtividade do seu escritório por meio da seguinte fórmula: Produtividade = quantidade de serviços ou tarefas realizadas / quantidade de recursos utilizados.
Lembrando que o recurso pode ser, por exemplo: tempo ou dinheiro.
Se o seu escritório adota a gestão por tarefas, uma maneira simples de analisar a produtividade da equipe é dividindo a quantidade de tarefas entregues pela quantidade de dias de trabalho, por exemplo. Conforme mencionado, não há uma regra e você deve considerar a realidade do escritório para isso.
Exemplo de como calcular a produtividade de uma equipe jurídica
Vale lembrar que, ao avaliar o desempenho de todos, você pode adaptar a fórmula de acordo com as atividades e funções de cada time ou colaborador.
Para entender como calcular a produtividade da equipe, veja o exemplo a seguir. Imagine que você pretende verificar a produtividade dos funcionários responsáveis pelo atendimento ao cliente.
Nesse caso, você pode definir como índices: o número de atendimentos por hora e a quantidade de pessoas atendidas que se convertem em clientes. Suponha que na equipe, 2 pessoas realizam o atendimento remoto: Ana e Maria.
Ao verificar o número de atendimentos por hora, você viu que:
- Ana atendeu 15 pessoas em 5 horas em 1 dia. Logo, a produtividade dela é de 3 pessoas por hora.
- Maria conseguiu atender 17 pessoas em 5 horas no mesmo dia. Ou seja, a produtividade foi de 3,4 pessoas por hora.
Nesse primeiro momento, Maria parece ser mais produtiva que Ana. Contudo, ao analisar o segundo índice, que se refere a quantidade de pessoas atendidas convertidas em clientes, você constatou que:
- Das 15 pessoas que atendeu, Ana conseguiu fechar contrato com 5 delas nas 5 horas de trabalho. Assim, a sua produtividade é de 1 conversão por hora.
- Das 17 pessoas que atendeu, Maria conseguiu converter apenas 2 nas mesmas 5 horas. Logo, a sua produtividade é de 0,4 conversão por hora.
Portanto, nesse caso a situação se inverte, e Ana pode ser considerada mais produtiva que Maria no mesmo período e caso analisado, se o índice de conversão for usado como indicador de performance importante para o escritório.
E agora, o que mais posso fazer?
O cálculo não precisa se finalizar nesse momento. Você poderia, nesse exemplo, combinar os resultados obtidos com outros, como, por exemplo: quantidade de desistências logo após o fechamento dos contratos.
Entretanto, o que importa antes de calcular a produtividade é entender o que é importante para os objetivos estratégicos do escritório. A partir disso é que se define os indicadores de produtividade.
Por fim, vale mencionar que a avaliação de desempenho dos colaboradores deve ser verificada com frequência, e não esporadicamente. Portanto, é importante ter indicadores de produtividade que ajudem nesse desafio.
Como aumentar a produtividade da equipe?
Após calcular a produtividade da equipe, é preciso encontrar maneiras de melhorar ainda mais o desempenho dela. Veja abaixo o que você pode fazer para melhorar ainda mais a produtividade de todos!
Invista em tecnologia
O primeiro passo é investir em tecnologia. Isso porque, não tem como uma equipe ter bom desempenho se todas as atividades e processos são manuais.
Lembre-se: o mundo evoluiu. Se o seu escritório insiste em ser artesanal, ele não vai durar nesse mercado competitivo.
As ferramentas tecnológicas permitem automatizar tarefas e processos, permitindo que todos aumentem as entregas e assim, melhore o seu desempenho pessoal. Por isso, é importante ter tecnologia eficiente para auxiliar a todos a trabalharem.
Invista em capacitação
Colaboradores mais capacitados costumam apresentar um melhor desempenho. O conhecimento e o estudo contínuo contribui para que eles realizem tarefas com mais qualidade. Além disso, possuem mais segurança no que fazem e por isso, são mais independentes e autônomos.
A capacitação dos colaboradores é primordial para que eles se atualizem, entreguem as suas tarefas com mais eficiência e aumentem a sua produtividade pessoal. Logo, considere isso como um dos mais importantes investimentos para o escritório.
Elimine processos inúteis
Os processos internos e externos do escritório precisam de aprimoramento constante. Sendo assim, é preciso verificá-los e eliminar tudo o que atrasa, dificulta ou tira o tempo dos trabalhadores.
Saiba priorizar
Tenha em mente que o gestor é um exemplo para a equipe. Ele é como um capitão de um navio. Dessa forma, é importante que, como líder, ele seja organizado e principalmente, tenha em mente as prioridades do negócio.
Dessa forma, ele pode ajudar a equipe a organizar as tarefas e trabalhar no que é essencial para o escritório atingir as metas.
Tenha sempre uma comunicação eficiente
Um dos grandes problemas de empresas dos mais diversos ramos do mercado é a comunicação deficiente. Sem dar a devida importância a isso, os trabalhadores não têm clareza do que devem fazer, não conhecem as metas da equipe e do escritório e assim, não conseguem ter um bom desempenho.
E isso ocorre por culpa exclusiva do gestor. Ao não se comunicar de forma eficiente, você deixa a sua equipe insatisfeita. Por isso, tenha sempre a certeza de que todos entendem o que você diz e conhecem as metas e objetivos do negócio.
Adote a gestão por tarefas
A gestão por tarefas é talvez uma das melhores maneiras de calcular a produtividade da equipe e medir o desempenho dos seus colaboradores. Em vez de ficar preso à quantidade de horas que cada um trabalha, verifique a quantidade de tarefas feitas e entregues de cada um.
Saiba mais sobre isso nos artigos abaixo:
- Quais os benefícios que a gestão por tarefas pode trazer para o escritório?
- Como a gestão por tarefas aumenta a produtividade no escritório de advocacia
Conforme você verificou nessa leitura, existem diversas formas de calcular a produtividade das equipes no escritório.
Logo, não existe um jeito correto que serve a todos os negócios. Aqui, você viu uma maneira de fazer isso. No fim, o que importa é considerar a realidade e os objetivos do seu escritório para realizar esse cálculo.
Aprimore os seus conhecimentos sobre produtividade e veja 13 dicas para um bom gerenciamento de escritório de advocacia remoto!
