Financeiro da advocacia: aprenda as orientações básicas para organizar o financeiro do seu escritório com os recursos da ADVBOX

O que é preciso entender para operar o financeiro do escritório

O menu financeiro da ADVBOX foi preparado para dar agilidade no dia a dia do escritório e garantir uma visão completa e estratégica das finanças da banca.

Na tela inicial do menu financeiro o usuário visualiza no topo as seguintes informações:

1º Saldo Previsto neste mês: Mostra a soma de todas as receitas e despesas com data de vencimento entre dia 1 e o último dia do mês, com ou sem registro de data de pagamento no sistema e mais os lançamentos pendentes de meses anteriores. É uma previsão das contas do mês.

2º A Receber esta semana: Mostra a soma de todas as receitas que tenham a data de vencimento na semana atual, entre segunda-feira e sábado, com ou sem registro de data de pagamento no sistema e mais os lançamentos pendentes de meses anteriores. É uma previsão, a ser confirmada uma a uma ao longo da semana.

3º A pagar esta semana: Mostra a a soma de todas as despesas que tenham a data de vencimento na semana atual, entre segunda-feira e sábado, com ou sem registro de data de pagamento no sistema. É uma previsão, a ser confirmada uma a uma ao longo da semana.

O usuário pode alterar a exibição do relatório completo que geram essas informações, basta 1 clique sobre o valor indicado.

Perceba que nos três casos, a referência é a data de vencimento

Portanto, caso o usuário marque um pagamento realizado em uma receita ou despesa, o valor não irá mudar.

Neste modo de exibição o valor irá mudar apenas quando for realizado um novo lançamento com vencimento no mês ou na semana atual.

Financeiro da Advocacia

 Estas informações não se relacionam com a conta ter sido paga ou ainda estar pendente, mas visam mostrar todas as contas a pagar ou a receber nesta semana ou mês.

Lista de lançamentos – abaixo do gráfico.

É preciso saber que neste modo de visualização por vencimento, a exibição na lista de lançamentos o sistema mostra:

  • uma primeira parte dos lançamentos pendentes (ainda não pagos)
  • uma segunda parte mais abaixo, os lançamentos com pagamento confirmado.

Mostrar as receitas ou despesas pendentes visa facilitar a visualização pelo usuário das contas que é preciso pagar ou cobrar.

Porém, como os lançamentos pagos continuam sendo exibidos para melhor controle financeiro, assim o TOTAL ao final da lista continuará o mesmo após o registro de uma conta paga.

Filtros de receitas e despesas úteis

É possível visualizar a lista de receitas e despesas com os seguintes filtros:

Atrasados: Receitas e despesas que tenham a data do vencimento anterior a data de hoje, e ainda não tenham registro de pagamentos.

Pendentes: Receitas e despesas que não tenham a data de pagamento registrada, podendo estar vencidas ou não.

Futuros: Receitas e despesas que tenham a data de vencimento a partir do dia 1º do próximo mês.

Recebidos: Receitas e despesas que tenham a data de pagamento registrada.

Para entender o financeiro é essencial entender muito bem e memorizar 100% destes filtros, inclusive seus detalhes, pois após esta compreensão o sistema fica mais simples e muito mais útil.

Registro Interno: Receitas e despesas que o escritório realize por procuração, como por exemplo o recebimento de valores de clientes por acordo ou alvará depositado na conta do escritório, ou o pagamento de custos processuais ou diligências para o cliente a ser ressarcido no futuro. Com uso da marcação do registro interno os valores lançados não são contabilizados, ficando de fora da totalização final.

Modo de Visualização

Além dos filtros há também que se entender os “modos de visualização” do financeiro, que são:

  • Por competência;
  • Por vencimento;
  • Por pagamento;

Cada modo de visualização vai apresentar os lançamentos se baseando nessa informação que o próprio usuário informa ao realizar o lançamento.

Lancamento financeiro Escritório Advocacia

Para melhor entendimento vamos utilizar o seguinte exemplo:

Seu escritório cobrou $ 10.000,00 de honorários em 4 parcelas decorrentes de um contrato de honorários celebrado em 25/Janeiro. A primeira parcela com vencimento em 05/Fevereiro e as outras 3 parcelas nos dias 5 dos meses subsequentes.

Apos pagar a primeira parcela seu cliente teve problemas e combinou de pagar tudo no dia 01/Outubro do mesmo ano.

Como deve ser realizado este lançamento? Da seguinte forma:

Competência: no mês da contratação, Janeiro.

Vencimentos: 05/Fev, 05/Mar, 05/Abril e 05/Maio.

Pagamentos: 05/Fev, 01/Outubro, 01/Outubro, 01/Outubro.

Perceba que a data de vencimento não deve ser alterada, os honorários ficam pendentes até o efetivo pagamento.

Por padrão, a ADVBOX exibe os lançamentos por data de pagamento (recebidos) no mês atual e os pendentes (sem data de pagamento).

Em nosso exemplo, as parcelas vencidas vão ficar aparecendo no financeiro até o dia que o cliente pagar, de Março a Outubro.

É errado editar a data do vencimento pelo simples fato do cliente ter avisado que iria atrasar, pois a parcela já venceu. Caso o escritório tenha a bondade de não cobrar juros e correção monetária tudo bem, mas isso não muda o fato do que foi contratado. As datas de vencimento devem se manter as mesmas.

Com o modo de visualização por vencimentos é possível ao gestor obter uma visão ampla e completa do financeiro, inclusive com previsão futura, com tudo que está previsto para ser pago e recebido.

O Gráfico do Menu Financeiro

O gráfico do menu financeiro tem o objetivo de PLANEJAMENTO.

O planejamento financeiro se baseia nas receitas e despesas que estão PREVISTAS para o mês atual e para o próximo quadrimestre.

É por este motivo que ao registrar um pagamento o gráfico não se altera.

O gráfico somente irá ser alterado quando for realizado novo lançamento de receita, com vencimento para o mês atual ou para os próximos 4 meses, alterando a coluna azul.

Ou quando for realizado novo lançamento de despesa, com vencimento para o mês atual ou para os próximos 4 meses, alterando a coluna vermelha.

Modo de Visualização por Competência

O regime de competência é essencial para uma uma gestão financeira que não tenha distorções e ilusões, causadas quando se usa apenas o regime de caixa.

Pelo caixa é possível por exemplo “empurrar contas vencidas” para o futuro, deixar de pagar os tributos no mês devido ou renegociar dívidas de meses anteriores. É possível ainda pegar empréstimos ou antecipar créditos que não entrarão no futuro. Tudo isso dando a ilusão de resultados acima dos resultados reais.

Por este motivo, o regime de competência é fundamental.

Se o seu escritório possui contas de determinado mês/ano (competência) que tenha data de vencimento futura, o registro da competência deve ser feito no mês a qual aquela conta se refere.

Exemplos de contas com competência diferente do vencimento:

Salários: O salário mensal é pago até o 5º dia útil do mês seguinte, por lei. De fato, o trabalho foi realizado nos 30 dias anteriores. Diferente do vale transporte e vale alimentação que é pago no início do mês de trabalho.

Aluguéis: Os alugueis podem ou não ser pagos no mesmo mês da competência, é preciso ver como está contratado.

Parcelamento de honorários: Os honorários contratados de forma parcelada se referem a data da contratação, mas cada parcela tem vencimento nos meses posteriores. Há que se ressaltar que é diferente dos honorários por mensalidade, que ai sim cada  mensalidade se refere ao mês do corrente.

PS: O pagamento parcial da parcela não deve modificar o lançamento, mas adiantar parcelas futuras. Caso exista no seu escritório a prática de “receber quanto o cliente quiser pagar”, o que é comum na advocacia, o correto é excluir todas as parcelas futuras acordadas e criar uma parcela com o valor que o cliente quer pagar no mês atual, e outra com o saldo.

Este saldo deverá ser editado nos próximos meses com o valor que o cliente quer pagar e registrado novo saldo pendente.

INSS e IR: O INSS e o Imposto de Renda são pagos no mês seguinte à competência que se referem. Exemplo: O INSS da folha de pagamento de Janeiro vence no dia 15 ou 20 de Fevereiro.

Parcelamento de INSS: O parcelamento do INSS ou outros tributos não modifica a competência devida.

Mas para fins de lançamento consolidados em um parcelamento homologado pela Fazenda Pública, é interessante fazer uma consolidação. Faça o seguinte:

Registre todos os lançamentos de INSS atrasados que foram  como “registro interno” e na descrição anote “Consolidado em Parcelamento” e confirme o pagamento, dando como quitado (o que não será contabilizado mas permitirá o registro).

Depois, criando um novo lançamento completo com cada parcela tendo sua data de vencimento conforme ficou definido no parcelamento, e a competência no mês do parcelamento. Anexe os documentos do parcelamento neste lançamento.

 

 

 

 

 


Eduardo Koetz

Especialista em Gestão de Escritórios de Advocacia e CEO da ADVBOX

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